“กุญแจสำคัญไม่ได้อยู่ที่การจัดลำดับตารางเวลา แต่คือการจัดสรรเวลาให้กับสิ่งที่สำคัญ” – สตีเฟน โควีย์ (Stephen Covey)
คุณน่าจะรู้ดีอยู่แล้วว่า การจัดลำดับความสำคัญคือเรื่องสำคัญมาก แต่พวกเราส่วนใหญ่ต่างมีพฤติกรรมการตอบสนองต่อเรื่องเร่งด่วนที่อยู่ในหรือนอกเหนือจากสิ่งที่ต้องทำ มากกว่าการที่จะรับผิดชอบต่อเรื่องสำคัญต่างๆ กิจกรรมที่สำคัญควรถูกจัดให้อยู่ในลำดับที่สูงที่สุดเพราะสิ่งเหล่านั้นมีส่วนสำคัญกับเป้าหมายของเรา มันควรเป็นสิ่งที่ส่งผลระยะยาวและทำให้เราไปถึงเป้าหมายได้
งานที่เร่งด่วนนั้นส่วนมากกินเวลาสั้นๆ และอาจไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายโดยรวมของเราก็ได้ แถมส่วนใหญ่มันก็ไม่ค่อยเป็นประโยชน์ต่อเราเท่าไหร่นัก ซึ่งนั่นทำให้เราเสียเวลาทิ้งไปอย่างเปล่าประโยชน์ ดังนั้น เราจึงจำเป็นที่จะต้องเรียนรู้ว่าเราควรจัดลำดับความสำคัญอย่างไร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
“การไคว่คว้าหาความสมบูรณ์แบบนั้นไร้ประโยชน์ บ่อยครั้งการจัดลำคับความสำคัญทำให้รู้ว่าเป้าหมายหรืองานที่ฉันตั้งเป้าไว้ บางทีมันก็ไม่ได้สำคัญขนาดนั้น” – ไอช่า ไทเลอร์ (Aisha Tyler)
คนส่วนใหญ่ไม่ค่อยสนใจการจัดลำดับความสำคัญ แต่จะรอเวลาตอบสนองเมื่อได้รับการกระตุ้นเท่านั้น ดังนั้นจงเปลี่ยนตัวเองด้วยการเริ่มวางแผนลงมือทำก่อนล่วงหน้า โดยที่ไม่ต้องรอตัวกระตุ้นใดๆ รู้ไหมว่าคุณจะประหยัดเวลาได้มากโข ถ้าเปลี่ยนแปลงตนเองด้วยการจัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และนี่ก็คือ 8 เทคนิคที่คุณสามารถนำไปปรับใช้กับชีวิตประจำวันของคุณได้
1.ทำรายการมากๆ
การเขียนโน้ตและทำรายการลำดับความสำคัญ จะช่วยให้คุณโฟกัสและเชื่อมโยงงานหลายๆ อย่างพร้อมกันได้
2. จัดลำดับความสำคัญเมื่อวางแผนประจำวัน
ขีดฆ่าสิ่งที่ไม่สำคัญในแพลนของคุณดูบ้าง เพื่อที่จะเพิ่มพื้นที่ให้แก่เรื่องอื่นๆ ที่มีประโยชน์และสำคัญมากกว่า
3. สังเกตเวลาที่คุณมีพลังทำงานมากที่สุด
จัดเรื่องที่สำคัญไว้สำหรับเวลาที่คุณมีพลังในการทำงานมากที่สุด เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั่นเอง
4. จัดระเบียบอีเมลแต่เนิ่นๆ
รีบจัดหมวดหมู่อีเมลแต่ละฉบับอย่างเหมาะสม อันไหนที่ต้องรีบตอบตอนนี้ อันไหนเป็นขยะ หากคุณทำเสร็จไว คุณก็จะมีเวลาว่างสำหรับทำเรื่องอื่นต่อไป
5. ขออีเมลที่เรียบง่าย
หากทำได้ ให้ลองขอให้คนอื่นส่งอีเมลอธิบายสิ่งที่คุณต้องทำเป็นข้อๆ เข้าใจง่ายแทนการเขียนยาวๆ ซึ่งคุณอาจเริ่มเองด้วยการเขียนแต่อีเมลแบบที่แบ่งเนื้อหาออกเป็นข้อๆ แล้วให้คนอื่นตอบกลับแบบนั้นก็ได้
6. เขียนเรื่องที่จะพูดก่อนโทรกลับ
เพื่อเป็นการประหยัดเวลา และติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น จงวางแผนและเขียนลิสต์ที่คุณต้องพูดคุยเอาไว้ด้วย เพื่อจะได้ไม่พลาดข้อมูลสำคัญๆ ไป
7. จัดลำดับความสำคัญของการอ่าน
ลองฝึกอ่านหนังสือพิมพ์ บทความ หรือหนังสือต่างๆ ที่ไม่สำคัญเท่าไหร่นักแบบผ่านตา จากนั้นจึงค่อยตั้งใจอ่านเฉพาะหนังสือที่มีคุณค่าต่อคุณจริงๆ
8. จัดทำระเบียบวาระการประชุม
หากคุณไม่ใช่นักจัดการประชุมที่ดีนัก ระเบียบวาระการประชุมจะช่วยให้การประชุมที่มักกินเวลาเนิ่นนานและวกวนได้ ดังนั้นการที่คุณลองจัดระเบียบและวางแผนให้เรื่องต่างๆ ของการประชุมไว้ จะช่วยให้คุณย่นระยะเวลาประชุมได้ แถมยังสามารถสื่อสารกันอย่างตรงจุดมากขึ้นด้วย
“สิ่งหนึ่งที่ฉันได้เรียนรู้คือ หากคุณไม่ควบคุมเวลาและชีวิตของคุณ คนอื่นก็จะมีอำนาจเหนือคุณ หากคุณไม่จัดลำดับความสำคัญให้ชีวิตคุณเอง ทั้งคุณและคนสำคัญในชีวิตของคุณก็จะถูกละเลยมากขึ้นเรื่อยๆ” – มิเชล โอบาม่า (Michelle Obama)
Source : Success
