“การประชุมในที่ทำงานเป็นการเสียเวลาอย่างมาก”
คุณต้องบริหารเวลาให้ฉลาด เพื่อไม่ให้เวลาในแต่ละวันเสียไปอย่างเปล่าประโยชน์ หรือหมดไปกับกิจกรรมที่ไม่จำเป็น ซึ่งเวลาอันมีค่าเหล่านั้น คุณหรือพนักงานของคุณอาจต้องใช้ในการทำสิ่งที่เป็นประโยชน์เพื่อองค์กรก็ได้ ซึ่ง Jeff Bezos CEO ของบริษัท Amazon ก็ให้ความสำคัญอย่างมากต่อการประชุม
เมื่อมีการประชุมเกิดขึ้นในบริษัท เขาจะมีเคล็ดลับหนึ่งที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการประชุมของพวกเขา ที่มีชื่อว่า กฏ “พิซซ่า 2 ถาด” กฏนี้มีเงื่อนไขอยู่ง่ายๆ คือ ยิ่งมีผู้คนเข้าร่วมการประชุมมากเท่าไร ก็ยิ่งจะมีการประชุมน้อยลงเท่านั้น โดยการแก้ไขปัญหาของเบซอสก็คือ “อย่าทำการประชุม ถ้าพิซซ่า 2 ถาด ไม่สามารถเลี้ยงคนทั้งห้องประชุมได้” นั่นหมายความว่าในการประชุมแต่ละครั้ง ยิ่งมีคนมากเท่าไหร่ ก็จะทำให้เกิดการยับยั้งความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นเท่านั้น หรือพูดง่าย ๆ ก็คือ มากคน มากความ นั่นเอง
Rachel Gillett เขียนไว้ในเว็บไซต์ Fast Company ว่า “การทำงานภายในทีมเล็กๆ จะทำให้ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมใหม่ๆ ไม่ถูกบดบังจากความคิดเห็นหรือข้อเสนอของคนส่วนมากในที่ประชุม”
และดังที่ Rich Feloni ได้เขียนไว้บนเว็บไซต์ Business Insider ว่าองค์ประกอบของการประชุมที่ดี ต้องประกอบไปด้วย ผู้ดำเนินการประชุมที่ดี, มีการตั้งกฎการประชุมพื้นฐาน และต้องมั่นใจว่าเนื้อหาและการอภิปรายนั้น เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด
Dr. Adrian Furnham ศาสตราจารย์วิชาจิตวิทยาของมหาวิทยาลัย College of London กล่าวว่าการเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการประชุมเป็นสิ่งสำคัญเสมอ
“ควรวางแผนและเผยแพร่วาระก่อนจะมีการประชุม” เขาเสริมต่อว่า “ให้ทุกคนได้เข้าใจและยอมรับถึงผลของการประชุม รับรู้ถึงหน้าที่และความรับผิดชอบวาระการประชุมและเข้าใจผลสรุป ให้เหตุผลที่ชัดเจนต่อผลลัพธ์การประชุม และบอกให้ทราบเกี่ยวกับระยะเวลาในการประชุม”
ในขณะที่ ใจความสำคัญที่แท้จริงของกฎของ Bezos ก็คือ ยิ่งน้อยคน การประชุมจะยิ่งมีประสิทธิภาพ
แต่คุณก็สามารถนำคำแนะนำของเขาไปลองปรับใช้ดูได้ อาจลองพกพิซซ่าสองถาดติดมือไปในการประชุมครั้งต่อไป ก็อาจจะเป็นเรื่องที่เจ๋งเลยทีเดียว
Source: Time
